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易石財務(wù)管理系統(tǒng)
- 發(fā)布時間：2018-03-30 來源: www.goulr.com 易石軟件
易石認為：應(yīng)該讓財務(wù)人員的工作精力從繁瑣的做賬、做報表的工作中解脫出來，投入到產(chǎn)生管理價值的各部門的稽核工作、管理企業(yè)資金調(diào)度、協(xié)調(diào)各部門和對外（客戶與供應(yīng)商）工作事務(wù)當(dāng)中去。因為做賬、做報表的工作本身不會為企業(yè)帶來收益，而稽核和管理調(diào)度為企業(yè)產(chǎn)生了利潤、提高了企業(yè)管理水平。
很多不成熟的餐飲軟件在使用中產(chǎn)生了各種數(shù)據(jù)和報表，但是往往很多報表的數(shù)據(jù)不準確、報表與報表之間數(shù)字對不起來，甚至與真實的數(shù)據(jù)有極大的偏差；產(chǎn)生這樣的原因主要問題在于這些軟件設(shè)計是缺乏主心骨的，點菜怎么方便怎么來，報表字段設(shè)計缺乏全面性，加上餐飲本身的多樣化要求比較多，需要滿足不同部門不同的管理要求，因此很多軟件出來千奇百怪的報表就不是奇怪的事情了。但對于管理要求較高的用戶，如果使用了這樣的系統(tǒng)是很要命的，一套餐飲管理系統(tǒng)如果最后數(shù)據(jù)不精準，必然會誤導(dǎo)決策，也使得一套管理系統(tǒng)淪落為簡單的點菜收銀系統(tǒng)，這和全面的餐飲ERP（企業(yè)資源與計劃管理）系統(tǒng)就不是一個層面上的系統(tǒng)了。
易石是目前為止，市場上唯一的一家餐飲管理軟件，將國家標準的財務(wù)一級科目內(nèi)建到系統(tǒng)當(dāng)中（見下圖F01），用戶可以根據(jù)自身管理和報表格式的需要，在相應(yīng)的一級財務(wù)科目下，自行建設(shè)二級財務(wù)科目；易石認為：餐飲企業(yè)雖然千變?nèi)f化，但是所有的公司財務(wù)標準是相通的，這也是易石整套龐大系統(tǒng)和功能設(shè)計的主軸，易石在為各個部門提供的各個功能模塊中、上千個業(yè)務(wù)流程設(shè)計中，都基于標準的財務(wù)科目和借貸平衡原則，在此基礎(chǔ)上滿足各部門所需的操作靈活性；我們認為，只有這樣，才可以保障系統(tǒng)在提供越來越豐富的功能的同時，保持從最前端的銷售產(chǎn)生的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)通過層層環(huán)節(jié)，還可以被精確的反應(yīng)到集團最高的管理層面前。
易石經(jīng)驗：
一級財務(wù)科目不用設(shè)置，也不能設(shè)置，這個是有國家標準的；二級科目叫什么名稱、設(shè)置在哪里，也是有一些學(xué)問的，不同的企業(yè)設(shè)置的不一樣，這個很正常；但是，要請專業(yè)的財務(wù)人員，根據(jù)自身企業(yè)經(jīng)營管理需要細分的程度，以及稱呼習(xí)慣，合理的建設(shè)到相應(yīng)的一級科目底下。各個部門審核的工作務(wù)必認真仔細，對于擁有較多連鎖分店的企業(yè)，應(yīng)該按不同的稽核對象安排專人，如財務(wù)部張三負責(zé)審前廳的帳單、李四負責(zé)進銷存單據(jù)審核、王五負責(zé)會員系統(tǒng)的充值消費憑證和其他日常憑證的審核。財務(wù)總監(jiān)是當(dāng)這些工作完成后的確認、封存和結(jié)轉(zhuǎn)等工作。
填寫日常憑證：
易石系統(tǒng)的各種報表都是自動生成的，數(shù)據(jù)的來源絕大多數(shù)不是靠財務(wù)人員的手工錄入，而是因為其他部門的工作成果自動鏈接而來，如前廳的點菜收銀最終自動生成了營業(yè)收入的各種憑證、倉庫進銷存流程最終自動生成了各部門原材料成本憑證、營銷部門充卡消費最終生成了營業(yè)預(yù)收憑證… 但是，終究還有一些憑證是這些部門接觸不到的，也是易石系統(tǒng)無法自動采集數(shù)據(jù)的，比如房租、水電煤、人員工資等等，為了得到一張精準的財務(wù)報表，易石可以在財務(wù)系統(tǒng)中，通過手工填寫這些日常憑證來完善。當(dāng)然，這不作為一個必須的要求，日常憑證不填寫不影響報表的自動生成，也不影響絕大多數(shù)后臺業(yè)務(wù)分析工具和報表的結(jié)果，這只是符合追求一本精確而完整的內(nèi)帳的用戶而設(shè)計的，很多餐飲企業(yè)僅將這些采集不到的憑證錄入到對外的財務(wù)系統(tǒng)中，結(jié)合易石系統(tǒng)自動產(chǎn)生的數(shù)據(jù)和報表，做出對外的報表。
易石在設(shè)計這些日常憑證錄入格式的時候，尊重了財務(wù)人員以往的操作習(xí)慣，并可以做憑證級備注和科目級備注，填寫的同時，很直觀的選擇支付的二級財務(wù)科目，系統(tǒng)自動對應(yīng)到總帳的一級科目，并處理好財務(wù)的借貸平衡關(guān)系。
所有的憑證，包括手工憑證和易石系統(tǒng)自動生成的憑證，都可以通過接駁好的票據(jù)打印機，直接打印出來用于手工賬目整理的各種用途。
供應(yīng)鏈管理：
易石通過系統(tǒng)鏈動式的管理，將采購部門、倉庫管理部門、廚房耗用部門、財務(wù)部門自動串在一起，各自分工負責(zé)：采購部門負責(zé)安排落實采購計劃；倉庫管理部門負責(zé)貨物驗收、盤點、進出流程記錄；廚房部門負責(zé)加工、領(lǐng)用和信息反饋；財務(wù)部門負責(zé)整體流程控制與監(jiān)督，并落實信用支付安排；這樣處理的好處是各司其職，將復(fù)雜困難的供應(yīng)鏈管理難點肢解，落實到相應(yīng)部門實現(xiàn)更合理的控制，出現(xiàn)問題的時候可以快速查出原因，將責(zé)任精確定位；財務(wù)部門作為監(jiān)控稽核部門，到最后一道支付關(guān)的時候，絕大多數(shù)問題已經(jīng)在流程中被處理好了，否則，中途出現(xiàn)的各種問題，在各部門流轉(zhuǎn)過程中就已經(jīng)修正了，從而鏈動影響到了支付環(huán)節(jié)。
大致流程：采購部安排采購計劃，錄入系統(tǒng)――倉庫部門驗收，入庫處理：打印三聯(lián)入庫單，供應(yīng)商簽字――廚房使用部門領(lǐng)用，物料情況反饋――財務(wù)部門通過系統(tǒng)獲得支付信息，核實支付計劃。當(dāng)這個流程中，任何一個部門發(fā)現(xiàn)問題，可以停止下一步流程，將處理流程退回給上一個部門。這給財務(wù)部門面對上百個供應(yīng)商的時候，還可以很好的處理各種問題。
這些流程在對不同的企業(yè)，或者擁有中央廚房機構(gòu)的公司流程上可能會有所不同，但流程大體的框架是一致的，鏈動式的管理是核心，將管控難點分解落實到各部門責(zé)任上的這種方法是相通的。易石在處理這些差異化的流程方面，提供了大量細致的設(shè)置方式來貼近實際操作需要的管理方式。
應(yīng)付帳款管理：
易石針對不同的供應(yīng)商提供基于賬戶級管理模式（如圖F10）
科目分組指的是通過預(yù)先設(shè)置的供應(yīng)商歸類，可以提取同一類型的供應(yīng)商的總計信息（如圖F11）：這樣可以實現(xiàn)信息的細致掌控如：肉類供應(yīng)商有3家，總共的肉類應(yīng)付帳款數(shù)字，每家肉類供應(yīng)商的應(yīng)付帳款數(shù)字。
科目余額指的是目前應(yīng)付帳款的金額，值得注意的是，易石系統(tǒng)里面的應(yīng)付帳款是以負數(shù)體現(xiàn)的，但是也有一些情況會讓某些供應(yīng)商的應(yīng)付款賬戶出現(xiàn)正數(shù)，比如：向某些供應(yīng)商定購了貨物，預(yù)支了部分的貨款。
合計：這里的合計匯總了企業(yè)所有的應(yīng)付帳款總額，根據(jù)這個總額，我們的財務(wù)總監(jiān)可以對未來需要付款的情況做到總量上的把控。
應(yīng)收帳款管理：
和應(yīng)付帳款的基于科目的
